Symptoms
こんな状態になっていませんか
顧客の基本情報はExcel、対応履歴はメール、商談メモは個人のメモ帳やNotion、と場所が分かれている
CRMに入力はしているが最新情報かどうか不安で、結局担当者に確認している
「前回の打ち合わせ内容」を探すのに10〜15分かかることが常態化している
担当者ごとに管理場所が違い、チームで情報を共有できていない
同じ顧客のデータが複数の場所に存在し、どれが正しいかわからない
Risks
対応を後回しにすると起きること
情報を探す時間が積み上がり、業務効率が下がり続ける
古い情報や不完全な情報のまま顧客対応の判断が行われる
担当者が退職すると、その人が管理していたデータが行方不明になる
Root Cause
問題の本質はどこにあるか
「どこに何を入れるか」の統一ルールがなく、ツールごと・担当者ごとに格納場所が決まっている。新しいツールが増えるほど分散が進む。
「どこに入力するか」を担当者がその都度判断しており、重要度の基準も人によって違う。
ツールが分散しているため、顧客単位で全履歴を一覧で見ることができない。情報を「参照する」のではなく「探す」状態になっている。
Approach
HIUPの整理の進め方
まず「今どんな情報が・どのツールに・誰によって管理されているか」の全体像を整理します。
HIUPでは最初の相談で、現在使っているツールごとの格納情報・更新頻度・担当者の使い方をヒアリングし、
どこで最も情報の断絶が起きているかを確認します。
すべてを統合するのではなく、最も参照頻度が高い情報の置き場から統一するのが基本方針です。
Services
HIUPができること
まず、現在の情報格納状況と「どこで情報を探すことになるか」の実態をヒアリングし、断絶の起きているポイントを特定します。
現在使っているツールと情報の格納状況をヒアリングし、どこで参照コストが高くなっているかを確認します。新しいツール導入の提案ありきではなく、今の環境でどこから整理できるかを一緒に判断する場です。
ツール別格納情報のヒアリング / 参照コスト高箇所の確認 / 情報断絶ポイントの特定 / 優先整理領域の判断
情報ごとの格納場所・更新頻度・利用目的を可視化し、「何をどこに統一するか」の優先順位を整理します。情報統合の設計方針と次フェーズ提案を成果物として提供します。
格納場所・更新頻度の可視化 / 統一優先順位の整理 / 情報統合設計方針の提供 / 次フェーズ提案の作成
最も参照コストが高い1領域（例：顧客基本情報＋対応履歴のCRM一元化→チーム共有ビュー設計）を現場で回る形に整えます。既存ツールの連携設計も対応します。
1領域のCRM一元化設計 / チーム共有ビューの構築 / 格納ルールの策定 / 既存ツール連携設計
対応状況に応じて、複数チャネル・部門をまたいだより包括的な対応や、定着・改善までの伴走サポートもご提案できます。
Best Fit
こんな会社に向いています
Excel・CRM・メールなど3つ以上のツールで顧客情報を管理している企業
営業・CS・バックオフィスで顧客情報の参照方法が統一されていない
「どこを見ればいいか」がわからなくて毎回確認が発生している
Cases
想定ケース
CASE 01
BtoB商社で顧客情報がExcel（基本情報）・Outlook（対応履歴）・個人メモ（商談メモ）の3箇所に分散。顧客との打ち合わせ前の情報収集に毎回15〜20分かかっていた。HubSpotのコンタクト・会社・メモ機能を整理し、参照できる情報をCRM一本に集約した。
CASE 02
ITサービス企業で担当者ごとにNotion・Googleスプレッドシート・メールの使い方が違い、退職した担当者の顧客情報が行方不明になるケースが発生。情報の格納ルールと移行フローを設計し、全担当者がCRMを参照する体制に変えた。